Adempimenti post-costituzione SRL: tutto quello da fare dopo l'atto notarile per avviare la società
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La firma dell'atto notarile è un momento importante, ma non è la fine del percorso di costituzione di una SRL: è l'inizio di una serie di adempimenti amministrativi, fiscali e organizzativi che devono essere completati prima che la società possa operare pienamente. Molti imprenditori sottovalutano questa fase, convinti che una volta firmato l'atto dal notaio la società sia pronta a lavorare. In realtà, tra la firma e l'operatività piena ci sono passaggi obbligatori che richiedono tempi precisi e attenzione ai dettagli. Conoscerli in anticipo permette di organizzarsi per tempo ed evitare i rallentamenti che possono compromettere l'avvio dell'attività.
Gli adempimenti post-costituzione si articolano su tre livelli: quelli che spettano direttamente al notaio e che vengono completati automaticamente nei giorni successivi alla firma, quelli che richiedono un'azione diretta della società o dei suoi amministratori entro termini precisi, e quelli che vanno pianificati nella fase iniziale di vita della società per garantire la corretta impostazione contabile, previdenziale e operativa.
I primi adempimenti dopo l'atto notarile: iscrizione, partita IVA e conto corrente
Il primo adempimento post-costituzione è l'iscrizione della SRL nel Registro delle Imprese tenuto dalla Camera di Commercio competente per territorio. Nella maggior parte dei casi questo adempimento viene curato direttamente dal notaio rogante, che deposita l'atto costitutivo e lo statuto entro 20 giorni dalla firma. L'iscrizione nel Registro delle Imprese è il momento in cui la SRL acquista personalità giuridica: fino a quel momento, gli atti compiuti in nome della società in formazione sono imputabili personalmente a chi li ha compiuti. I tempi tecnici dell'iscrizione variano da Camera di Commercio a Camera di Commercio, ma generalmente si completano entro 5-10 giorni lavorativi dal deposito.
Contestualmente o immediatamente dopo l'iscrizione nel Registro delle Imprese, è necessario aprire la partita IVA della società presso l'Agenzia delle Entrate. La richiesta di attribuzione del numero di partita IVA va presentata tramite il modello AA7/10 entro 30 giorni dall'inizio dell'attività. In questa fase si sceglie anche il codice ATECO — il codice che identifica l'attività economica svolta — che deve essere coerente con l'oggetto sociale indicato nello statuto e che influenza il regime contributivo INPS, l'eventuale appartenenza a casse professionali e alcuni adempimenti fiscali specifici del settore. La scelta del codice ATECO non è un dettaglio burocratico secondario: un codice errato può creare problemi in sede di verifica fiscale o rendere la società non conforme ai requisiti richiesti per partecipare a determinati bandi o contratti.
L'apertura del conto corrente bancario intestato alla società è un adempimento che tecnicamente precede la costituzione — il versamento del 25% del capitale sociale deve avvenire su un conto aperto a nome della società in formazione — ma che deve essere completato e regolarizzato nei giorni successivi alla firma. Il conto corrente della SRL deve essere completamente separato dai conti personali dei soci: mescolare le finanze personali con quelle societarie è uno degli errori più gravi che un imprenditore possa commettere, perché può portare alla perdita della limitazione di responsabilità e creare problemi seri in sede di accertamento fiscale. Il versamento del capitale residuo — la quota non versata al momento della costituzione — deve avvenire secondo le modalità e i tempi previsti dallo statuto.
Nei giorni successivi alla costituzione è inoltre necessario procedere all'iscrizione della SRL all'INPS nella gestione commercianti o artigiani, se l'attività rientra in queste categorie, oppure alla gestione separata per i soci che svolgono attività lavorativa nella società senza essere dipendenti. I contributi INPS rappresentano un costo significativo che va pianificato nel budget iniziale: per i soci lavoratori iscritti alla gestione commercianti o artigiani, i contributi fissi minimi ammontano a circa 4.000 euro annui indipendentemente dal reddito prodotto, con contributi aggiuntivi proporzionali al reddito eccedente il minimale.
Libri sociali, regime contabile e organizzazione interna: come impostare la società per lavorare bene fin dall'inizio
Uno degli adempimenti più trascurati nella fase post-costituzione riguarda i libri sociali obbligatori. La SRL è tenuta a istituire e aggiornare una serie di registri che documentano la vita societaria: il libro delle decisioni dei soci, in cui vengono verbalizzate le delibere assembleari, il libro delle decisioni degli amministratori, in cui vengono registrate le decisioni dell'organo amministrativo, e il libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore, se presenti. Questi libri devono essere vidimati — numerati e bollati — prima di essere messi in uso, con il pagamento di una tassa di concessione governativa annuale. La vidimazione può essere effettuata presso un notaio o presso la Camera di Commercio. Tenere i libri sociali in modo regolare e aggiornato non è solo un obbligo formale: è la documentazione che prova che la società è stata gestita correttamente, ed è il primo elemento che viene verificato in caso di contenzioso tra soci o di accertamento da parte delle autorità fiscali.
La scelta del regime contabile è un altro adempimento fondamentale che va affrontato immediatamente dopo la costituzione. La SRL è obbligatoriamente soggetta alla contabilità ordinaria, che richiede la tenuta di tutti i registri contabili previsti dalla normativa fiscale: libro giornale, libro degli inventari, registri IVA, registro dei beni ammortizzabili. La contabilità ordinaria è più complessa e costosa rispetto alla contabilità semplificata disponibile per le ditte individuali e le società di persone minori, ma offre una visione molto più dettagliata e affidabile della situazione economica e finanziaria della società. In questa fase è indispensabile affidarsi a un commercialista di fiducia che imposti correttamente il piano dei conti, la gestione dei centri di costo e le modalità di archiviazione dei documenti contabili.
Se la società prevede di assumere dipendenti fin dall'inizio, è necessario procedere all'iscrizione all'INAIL per la copertura assicurativa contro gli infortuni sul lavoro, alla comunicazione di assunzione al Centro per l'Impiego e alla predisposizione del libro unico del lavoro. Le assunzioni devono avvenire nel rispetto del contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile al settore, e i relativi oneri contributivi e fiscali devono essere pianificati nel budget aziendale.
Un adempimento spesso dimenticato riguarda le autorizzazioni e le licenze necessarie per l'esercizio dell'attività specifica. Molti settori — ristorazione, commercio al dettaglio, attività finanziarie, professioni regolamentate, edilizia — richiedono autorizzazioni amministrative, iscrizioni ad albi professionali o abilitazioni specifiche che devono essere ottenute prima di avviare l'attività. La SRL può esercitare solo le attività per cui ha ottenuto le autorizzazioni necessarie: avviare operazioni commerciali senza i permessi richiesti espone l'amministratore a sanzioni amministrative e penali e può determinare la nullità dei contratti stipulati.
Infine, è opportuno che nei primi giorni di vita della società vengano predisposte le clausole contrattuali standard da utilizzare nei rapporti con clienti e fornitori: condizioni generali di vendita o di acquisto, informativa sulla privacy ai sensi del GDPR, eventuale disciplina della proprietà intellettuale sui prodotti o servizi offerti. Questi documenti sono spesso trascurati nella fase iniziale, quando l'attenzione è tutta rivolta all'avvio dell'attività commerciale, ma la loro assenza può creare problemi seri nel momento in cui nascono controversie contrattuali. Una consulenza societaria integrata con la gestione legale dei contratti permette di impostare fin dall'inizio un quadro documentale completo e protettivo per la società.
Per una panoramica completa su tutto il percorso di costituzione — dalla scelta della forma societaria fino agli adempimenti iniziali — la guida alla costituzione della SRL illustra ogni fase nel dettaglio, con i riferimenti normativi e le scelte pratiche che contano di più.
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